Kako upravljati projektom implementacije WMS-a?

Prođe tačno godinu dana od mog poslednjeg pisanija za časopis. Tada sam pokušao okvirno približiti šta je to implementacija WMS-a, i slikovito predstaviti osnovne faze implementacije. Sada ću pokušati ukratko, i sa praktične strane, opisati kako bi kao klijent trebali postaviti projekat, odnosno neke od stvari na koje bi trebali obratiti pažnju.

I startuje projekat… kako? Obično to bude inicijalni sastanak/radionica, mi zovemo kick-off. Tu se skupe sve mudre glave na visokim funkcijama, i klijenta i implementatora. Predstave se očekivanja, okviran plan, timovi, projekat i faze, potrebni zahtevi i uslovi, itd… i ono što ja najviše volim predstaviti u tom uvodnom delu – rizici. Rizici i po projekat i po klijenta. Zašto baš to, deluje malo sumorno na samom početku? Nekako bi trebalo na početku biti sve veselo, odnosno honeymoon faza. Pa baš zato, da malo trgnemo odmah na početku, da svi shvate ozbiljnost, odnosno moguće posledice ukoliko ne bude ozbiljnog pristupa od početka. Samim tim je neophodno da na tom uvodnom sastanku bude prisutan „sponzor“ projekta sa klijentove strane; to je uglavnom vlasnik, ili generalni direktor, odnosno u velikim sistemima najčešće direktor logistike/lanca snabdevanja. Tako je upoznat na startu sa svime, dodaje na ozbiljnosti projekta, i svi vaši učesnici ozbiljnije pristupaju svojim zadacima.

Ovo su osnovni (najveći) rizici po projekat: Projektni tim klijenta, Vođenje i scope projekta (scope – obim, obuhvat projekta), Podaci i interfejsi, Obuka i testiranje. Neke od posledica ovih rizika su: Kašnjenje i povećanje troškova projekta, Veći troškovi budućeg održavanja, i ono što najviše „boli“ – Smanjenje produktivnosti i efikasnosti skladišta. Kako ne bi došlo do ovih negativnih posledica, treba obratiti pažnju na rizike, i blagovremeno ih preduprediti i rešavati.

Prirodno, glavnu reč sa vaše strane bi trebao imati sektor logistike/skladišta. U projektnom timu trebate imati vođu projekta (uglavnom logistika, ređe IT), rukovodioca logistike, rukovodioca IT-a, rukovodioca skladišta i (buduće) administratore WMS-a. Kod manjih kompanija to je okvirno 4-5 ljudi, kod većih i do 8-10. Naravno, sporadično se po potrebi uključuju i drugi sektori, kad treba sagledati impakte i širu sliku poslovanja. I veoma važno, neko vaš, vođa projekta, mora doživeti projekat kao „svoj“, tako se i postavljati, kako interno tako i eksterno. Obzirom da ste (verovatno) izabrali neko renomirano WMS rešenje, a samim tim i konsultante koji (valjda) znaju svoj posao, oni će vas voditi kroz projekat. Vi trebate sa njima zajednički raditi, ali i određene zadatke samostalno izvršavati.

Kada se radi analiza procesa, i definisanje scope-a, implementator mora prvo sagledati vaše poslovanje, i eventualne specifičnosti, kako bi mogao napraviti postavku procesa koja će biti prihvatljiva sa strane i skladišta (biznisa) i WMS-a. Zato u početku vi malo više pričate, a kasnije konsultanti. Nemojte očekivati sve odgovore odmah na prvim radionicama, treba sklopiti sve kockice. Nekad procesi kada se posmatraju izolovani deluju smisleno, a kada se spoje jedan drugog ruše. Imajte poverenja (i strpljenja), to je misaoni i analitički proces koji traje. Šta mislite da konsultanti rade dok se voze nazad npr. pet sati do kuće nakon par dana radionica kod vas? U pravu ste, zezaju se… ali deo tog vremena. Drugi deo uglavnom pričaju i brainstorm-uju o vašim procesima, potencijalnim rešenjima, itd. To je sve deo analize, koja treba da potraje.

Prilikom definisanja procesa i scope-a, prva misao uglavnom je – mi smo specifični! Niste! Logistika (i skladište) je nauka, i ima svoje zakonitosti, i kod vas i kod drugih. Da, imate neke specifičnosti, ali ih nema previše. Ukoliko ih zaista ima mnogo, savet je da porazmislite o eventualnom redizajnu nekih procesa. Stoga nemojte na startu da upadnete u zamku velikog broja (nepotrebnih) specifičnih zahteva i razvoja aplikacije da bi se u svakom sitnom detalju prilagodila vama, samim tim i scope se nekontrolisano proširio. U praksi to zna biti zato što nezgodna Mira iz finansija, kojoj niko ne sme da negira, kaže mora tako (npr. stvarni prijem „virtuelnih“ količina zbog prikaza na inofakturi) ili Mirko šef skladišta kaže mora tako (npr. kontrola kontrole, jer to tako radi poslednjih 15 godina), ili Slavko iz IT-a kaže mora to WMS-u (iako nema smisla, jer gde sad da tražim to ERP-u, možda je komplikovano, a i ne razumete o čemu u stvari priča), itd. Imena su plod mašte autora, događaji nisu. Hoću da kažem budite otvoreni da promenite neke od procesa, ako će vam unaprediti ceo sistem. Ili ako niste sigurni, sačekajte malo, dok bolje upoznate aplikaciju, uvek možete naknadno odlučiti nešto dodati i/ili izmeniti. U praksi često klijenti na startu insistiraju, i plate, a onda kasnije dobar deo i ne koriste, već rade na standardni, prvenstveno predloženi način.

Kada se sve pripremi, idete na testiranje, koje vi trebate intenzivno raditi, uz nadzor i korekcije implementatora. Savet za ovo je pripremite scenarija, popišite ih. Običan word, još bolje excel, je sasvim dovoljan. Samo sednete i pišete svojim rečima moguće situacije iz prakse (as-is i to-be stanje, u dobrom delu su ista). Podelite u kategorije (npr. prijem, otprema, kontrola…) pa onda procese i primere (npr. stiglo manje, stiglo više…). To vam je jedna check lista, u koju unosite OK ili Nije OK i opis zašto nije. Veoma je jednostavno i korisno, a dodatno vam može poslužiti (ako malo proširite) i kao procedura šta i kako se u kojim situacijama radi. Podelite svojim članovima tima, i svako svoj deo. Nije teško, zahteva nešto vremena, a po meni je najbitniji deo projekta i obezbeđuje vam miran san prilikom puštanja u produkciju.

Kada krenete u go-live, treba sistem napuniti podacima. Ovde ne pričam o matičnim podacima, to je (trebalo biti) urađeno ranije u toku projekta. Pričam o stanju skladišta, zalihama. Opcija da se samo učita (npr. iz ERP-a) otpada, jer total zalihe treba „spakovati“ po jedinicama (palete) i vezati za lokacije. To su entiteti koje ERP uglavnom ne poznaje. Stoga opcije su ili inicijalni popis (za skladišta koja već imaju robu) ili prijemom kroz WMS (elegantnije, ali za nova skladišta, koja su prazna, i koja počinju sa radom sa uvođenjem WMS-a). Kvalitet ovoga je u suprotnoj srazmeri sa količinom problema prilikom puštanja u rad.

I na kraju opšta mobilizacija, vas i implementatora. Da, očekujte probleme, ali bitno da se brzo i efikasno rešavaju. Iz prakse, obično performanse skladišta od trenutka golive padnu, pa se nakon nekog vremena podignu preko prethodnog stanja. Koliko je to vreme i intenzitet, zavisi isključivo od kvaliteta prethodnog rada na implementaciji. Od par dana i par procenata, do par sedmica i 20-30% – što je priznaćete ogroman impakt na poslovanje i rad logistike i skladišta. Jer, da se opet dotaknem malo automobilske industrije, kaže izreka koja se pripisuje Henri Fordu – Pre svega, priprema je tajna uspeha.

Logit d.o.o.
www.logit-solutions.com
info@logit-solutions.com
+381 62 775124
Đorđa Stanojevića 12, Novi Beograd